利用者 AI 利用同意書
(参考ひな型)
紙面で同意を取得する運用のための参考例です。
本書は、システム画面での同意操作が難しい場合に、紙面で同意を取得する際の参考例です。 実際の使用にあたっては、貴組織の責任で内容を確認・調整し、必要に応じて 法務専門家にご相談ください。取得した同意は、システムの同意ウィザードへの転記 (代理入力) が必要です。
- ・本書はあくまで参考例であり、そのままの様式・文言での有効性を保証するものではありません。
- ・同意項目や説明文は、システムの機能更新に伴い変わることがあります。ご利用前に最新の内容をご確認ください。
- ・紙面で取得した同意は、後日必ず担当職員がシステムの同意ウィザードに入力 (代理入力) してください。入力されるまでシステム上の AI 機能には反映されません。
- ・当社がお預かりして保存する記録は、日本国内で保管します。記録の本体・録音・添付資料・声紋のデータが対象です。
- ・Google ドライブに保存されるもの (記録の控え、AI のメモ、録音のファイルなど) は、事業所の Google アカウント環境内に保存され、そこから表示されます。保存される地域は、その環境の設定に従います (当社では指定していません)。
- ・国外のサーバーを使うのは、その場で AI が処理を行うときだけで、記録の保存には使いません。
- ・お預かりした内容が、AI の学習 (訓練) に使われることはありません。
- ・過去の記録を参考情報として AI に渡すときは、電話番号・住所などを自動で見つけて伏せ字にする仕組みを備えています。ただし、書き方によっては見つけられないこともあり、すべての個人情報を完全に伏せることを保証するものではありません。氏名と、利用者情報に登録した項目 (居宅、ご家族のお名前など) は、マスクの対象ではありません。
この同意について
Hope Care AI では、利用者に関する情報を AI 機能で扱うために、利用者ごとに同意をいただいています。 下記の説明をご確認のうえ、同意いただける項目にチェックを入れ、署名欄にご記入ください。
- ・利用者を選んで行う録音と AI チャットは、その機能 (録音は音声文字起こし、チャットは AI チャット) に同意いただいたときだけ AI に送信されます。
- ・利用者を選ばずに行う録音 (職員の会議など) は、職員の方の記録として扱い、職員の方の音声は勤務先の事業者との取り決めのもとで取り扱います。利用者の方が同席される場合は、その利用者を選んで録音します。
- ・同意は項目ごとに選べます。すべてに同意する必要はありません。
- ・同意はいつでも撤回できます (末尾「撤回について」を参照)。
※ 当社がお預かりして保存する記録 (記録の本体・録音・添付資料・声紋のデータ) は、日本国内で保管します。Google ドライブに保存されるもの (記録の控え、AI のメモ、録音のファイルなど) は、事業所の Google アカウント環境内に保存され、そこから表示されます (保存される地域はその環境の設定に従い、当社では指定していません)。AI による処理を日本国内で行うか、国外に所在する事業者のサービスを利用することがあるかは、項目ごとに異なります (各項目の【処理場所】をご覧ください)。国外のサーバーを経由するのはその場の処理のときだけで、記録の保存や AI の学習には使いません。利用するサービスと、処理を国内・国外のどちらで行うかは、精度・可用性・法令の状況に応じて見直されることがあります。具体的な事業者と、処理を国内・国外のどちらで行うかは、プライバシーポリシー第 6 条でご案内している「AI 処理委託先一覧」に掲載しています。委託先や、処理を国内・国外のどちらで行うかに変更があったときは、「AI 処理委託先一覧」を更新し、変更の日付と内容を同ページに記録します。国内で行っていた処理を国外で行うようになる場合など、大切な変更は、あらかじめ事業所を通じてお知らせします (やむを得ない事情で事前にお知らせできない場合は、変更後すみやかにお知らせします)。
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同意項目 (全 11 項目)
同意いただける項目は「同意する」に、同意されない項目は「同意しない」にチェックを入れてください。 どちらにもチェックがない項目は「同意しない」として扱います。
A. AI チャット (4 項目)
| 同意項目 / 内容 | 同意する | 同意しない |
|---|---|---|
| AI チャット (主系統) 職員が AI に相談するときの応答づくり、記録の整えなおし、最近のご様子のまとめ、書類の下書きづくりのために、当社が選定した AI サービスを利用します。処理は日本国内で行うことを基本とし、利用するサービスと、処理を国内・国外のどちらで行うかは、精度・可用性・法令の状況に応じて見直されることがあります。 【処理場所: 日本国内が基本 (最新の一覧はプライバシーポリシー)】 |
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| AI チャット (国外での処理を含む) 上記の AI チャットで、国外に所在する事業者のサービスを利用する場合を含みます。 【処理場所: 国外 (最新の一覧はプライバシーポリシー)】 |
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| AI チャット (国外での処理を含む・予備系統) 上記の AI チャットで、主系統が使えないときに、別の事業者のサービス (国外に所在する場合を含む) を利用することがあります。 【処理場所: 国外を含みます (最新の一覧はプライバシーポリシー)】 |
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| 画像解析 (国外での処理を含む) 添付した写真を、国外に所在する事業者の AI サービスで解析する場合があります (国内での解析は「AI チャット (主系統)」の同意の範囲で行います)。 【処理場所: 国外 (国内での解析は「AI チャット (主系統)」の範囲)】 |
※ 国外のサーバーを経由するのは、その場で応答を作る処理や、写真を解析する処理のときだけです。入力内容や写真が AI の学習に使われることはありません。利用する事業者と、処理を国内・国外のどちらで行うかの最新の一覧は、プライバシーポリシーでご案内する「AI 処理委託先一覧」に掲載します。
B. 音声文字起こし (3 項目)
| 同意項目 / 内容 | 同意する | 同意しない |
|---|---|---|
| 音声文字起こし (主系統) 録音した音声を文字に変換するため、当社が選定した音声認識サービスを利用します。利用するサービスと、処理を国内・国外のどちらで行うかは、精度・可用性・法令の状況に応じて見直されることがあります。 【処理場所: 日本国内のほか国外を含みます (最新の一覧はプライバシーポリシー)】 |
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| 音声文字起こし (国外での処理を含む) 上記の音声文字起こしで、国外に所在する事業者のサービスを利用する場合を含みます。 【処理場所: 国外 (最新の一覧はプライバシーポリシー)】 |
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| 音声文字起こし (国外での処理を含む・予備系統) 上記の音声文字起こしで、主系統が使えないときに、別の事業者のサービス (国外に所在する場合を含む) を利用することがあります。 【処理場所: 国外を含みます (最新の一覧はプライバシーポリシー)】 |
※ 音声は、国内・国外のどちらで処理する場合も、その場の変換処理のためだけに使います。音声や文字起こしの内容が AI の学習に使われることはありません。利用する事業者と、処理を国内・国外のどちらで行うかの最新の一覧は、プライバシーポリシーでご案内する「AI 処理委託先一覧」に掲載します。
C. 声紋識別 (1 項目)
| 同意項目 / 内容 | 同意する | 同意しない |
|---|---|---|
| 声紋識別 会議などの録音で「誰が話しているか」を見分けるため、ご本人に短く話していただいた音声を登録し、声の特徴を数値にした声紋データを作ります。登録後の会議の録音のうち、ご本人の声と確かに一致した部分を、見分ける精度を上げるために使うことがあります。登録に使った音声と声紋データは、日本国内で当社が運用する照合機能と保存場所で扱い、AI の学習に使われることはありません。これらは、登録を削除するまで識別に使います。削除すると、以後の識別には使いません。 【処理場所: 日本国内 (当社が運用する照合機能)】【保管: 日本国内 / 識別に使う期間: 登録を削除するまで】 |
- ・保存するもの: ご本人に 30〜120 秒ほど話していただいた登録用の音声 / 声の特徴を数値にした声紋データ / 見分ける精度を上げるために会議の録音から切り出した短い音声 (一定の件数を超えた分は、古いものから削除します)
- ・使いみち: 録音の中で話している人を見分けること (登録した声と照らし合わせることを含みます) と、その精度を上げること。ほかの目的には使いません
- ・扱う場所: 日本国内 (当社が運用する照合機能と保存場所)
- ・識別に使う期間: 登録を削除するまで
- ・削除: 事業所へお申し出ください。削除すると、以後の識別には使いません。
D. 共通・補助 (3 項目)
| 同意項目 / 内容 | 同意する | 同意しない |
|---|---|---|
| レイヤー2 整形処理 文字起こしの結果を見出しや要約に整えるため、当社が選定した AI サービスで整形します。処理は日本国内で行うことを基本とし、利用するサービスと、処理を国内・国外のどちらで行うかは見直されることがあります。整形する内容が AI の学習に使われることはありません。 【処理場所: 日本国内が基本 (最新の一覧はプライバシーポリシー)】 |
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| チャット 専門用語集の注入 AI チャットの精度を上げるため、組織で登録した専門用語集と共通の専門用語集を、ヒントとしてチャットの AI に添えて送ります。送る内容が AI の学習に使われることはありません。 【処理場所: AI チャットと同じ (最新の一覧はプライバシーポリシー)】 |
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| 音声認識ヒント (専門用語の送信) 音声認識の精度を上げるため、登録済みの専門用語・固有名詞 (人名を含む場合があります) を音声認識サービスへ送信します。 【処理場所: 国外を含みます (最新の一覧はプライバシーポリシー)】 |
※ 「音声認識ヒント」で送る内容も、その場の音声認識の精度を上げるためだけに使い、AI の学習には使いません。
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同意者の記入・署名欄
上記の同意項目の内容を確認し、チェックした内容に同意します。署名欄 1〜3 のうち、当てはまるものにご記入ください (同意項目の A〜D とは別の番号です)。
ご本人が署名される場合はこちらにご記入ください。ご本人の署名が難しい場合は署名欄 3 をご利用ください。
成年後見人などの法定代理人、またはご家族が、ご本人に代わって同意する場合はこちらにご記入ください。 代わりに同意される方は、ご本人の意思や希望をできるだけ尊重してご判断ください。
ご本人に同意のご意思があり、署名だけが難しい場合は、職員が内容を読み上げてご本人のご意思を確認し、代わりに記入します。
この書面の同意を、システムの同意ウィザードへ入力した記録として、担当職員がご記入ください。
※ システムでは、代筆は「本人 (職員が代筆)」、法定代理人は「後見人」、ご家族は「長男」「長女」「配偶者」「家族 (その他)」のいずれかを選びます。代わりに同意する理由と、確認した書類は、この書面で保管してください。
撤回について
- ・この同意は、項目ごとに、いつでも撤回できます。撤回を希望される場合は、事業所へお申し出ください。
- ・AI の利用を止めること: 「AI チャット (主系統)」の同意を撤回すると、その利用者を選んだ AI チャットは使えなくなり、その利用者の記録は AI チャットの参照対象から外れます。「音声文字起こし」の 3 項目をすべて撤回すると、その利用者を選んだ新しい録音はできなくなります。声紋識別の同意を撤回された場合は、事業所で声紋の登録も削除します (削除すると、以後の識別には使いません)。
- ・記録を保存し続けること: 撤回しても、それまでに作成した支援記録・録音・チャットの記録や、Google ドライブ上のファイルは、事業所の記録として、法令や事業所の定めに従って保存します。
- ・記録を削除すること: 記録そのものの削除は、撤回とは別のお手続きです。ご希望の場合は事業所にご相談ください。法令で保存が必要な記録は、すぐには削除できないことがあります。
本ひな型は Hope Care AI の機能更新に伴い変更されることがあります。最新版は代理店向け資料ページから取得してください。
本書は同意取得のための参考例であり、貴組織の責任で内容を確認・調整のうえご利用ください。
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