Hope Care AI
使い始めるまでガイド

• ・1 回に取り込めるのは最大 100 名です。多い場合は分けて取り込んでください。
• ・取り込みを始めると進捗画面に切り替わります。完了表示に変わるまで、ブラウザを閉じたり再読み込みしたりしないでください。
• ・もし途中で通信が切れた案内が出たら、もう一度取り込む前に必ず利用者一覧を確認してください (すでに登録が終わっている場合があります)。
• ・介護度・障害支援区分・医療区分は数字だけでも構いません (障害支援区分の列に「4」と書けば「区分4」になります)。全角・半角、「障害区分 4」のような書き方も読み取ります。介護度は「自立」(非該当) も選べます。「非該当」「該当なし」と書いても「自立」として取り込みます。
• ・生年月日は「1950-04-01」「1950/4/1」「昭和25年4月1日」などどれでも構いません。
• ・氏名の空白は全角・半角どちらでも同じ人として扱います (「田中 花子」と「田中　花子」は重複しません)。同じファイルの中に同じ人が 2 行あると、その行はエラーになります。CSV 側で重複行を消してから取り込んでください。
• ・Excel をお使いの場合は通常の「Excel ブック (.xlsx)」で保存してください。マクロ有効ブック (.xlsm) と Excel 2003 以前の古い形式 (.xls) には対応していません。計算式が入ったセルは計算結果ではなく数式のまま取り込まれるため、「値のみ貼り付け」で値にするか CSV で保存してください。
• ・同じ利用者が重複して登録されてしまったときは、利用者一覧の ☰ メニュー →「重複利用者の確認」で整理できます (オーナーのみ)。
• ・すでに登録済みの利用者を CSV で更新することもできます。ファイル選択画面の「既にいる利用者の扱い」で「変更がある項目だけ上書きする」を選ぶと、カナ・介護度・障害支援区分・医療区分などを更新できます。CSV が空欄の項目は変更されません (消えません)。氏名・生年月日・事業所は変更されません。取込前の確認画面で「誰のどの項目が何に変わるか」を確認できます。

• ・事業所を登録すると、Google ドライブに事業所フォルダが自動で作られます。
• ・利用者を登録すると、その事業所フォルダの下に利用者フォルダが自動で作られます。
• ・事業所を作った直後に利用者を登録しても問題ありません。事業所フォルダがまだ出来ていない場合は、利用者フォルダを作る際に先に事業所フォルダを用意します。
• ・Google ドライブ側の一時的な事情でフォルダ作成が遅れた場合も、毎晩の自動チェックで作り直します。登録操作をやり直す必要はありません。

1. 「ToDo を追加」を押し、日付・時刻 (「終日」も選べます)・タイトル・内容・利用者・担当を入れます。
2. タイトル欄には「よく使うタイトル」(過去 90 日でよく使われた上位 20 件) が候補として出ます。「バイタル測定」「入浴」のように毎日使うものは候補から選ぶと表記がそろい、あとの絞り込みが効きます。
3. 「登録先」で「MY タスク (担当: 自分)」か「事業所のタスク (共有)」を選びます。共有にすると担当者を決めずに事業所のみんなで持てます。
4. 「保存」を押すと一覧に追加されます。

• ・利用者を選んでおくと、その利用者の詳細画面 (カレンダー・TODO) にも表示されます。利用者を選ばない ToDo は利用者詳細には出ません (タスク画面には出ます)。
• ・タイトルは 200 文字・内容は 4,000 文字まで。添付は http(s) で始まる URL を 1 件つけられます。

1. ToDo の追加画面で「利用者 (複数可)」の「利用者を追加」を押し、対象の方を選びます (1 回に 20 名まで)。
2. タイトル・内容・時刻・繰り返しは全員に同じ内容で入ります。
3. 保存前に「3 名 × 5 件 = 合計 15 件を作成します」のように件数が表示されるので、確認して「保存」を押します。

• ・まとめて登録できるのは新しく作るときだけです。作成後の ToDo は 1 件ずつ 1 名に紐づくので、編集は 1 件ずつ行います。
• ・繰り返しと組み合わせたときの合計 (利用者数 × 回数) は 2,000 件までです。超えると1 件も作成されませんので、利用者か期間を減らして分けて登録してください。

1. ToDo の追加画面の「繰り返し」で「毎週」または「隔週」を選びます。
2. 曜日 (月〜日) を 1 つ以上選びます。複数選べます (例: 月・水・金)。
3. 期間を「この日から 1 か月 / 半年 / 1 年 / 全期間 (終了日なし)」から選びます。
4. 「毎週 月・水・金、2026-09-07 〜 2026-10-07、14 件を作成」(「この日から 1 か月」を選んだ場合の例) のように件数のプレビューが出ます。確認して「保存」を押します。

• ・1 回の作成でつくれるのは 400 件までです。「作成件数が上限を超えます」と出たら期間を短くしてください。
• ・「全期間 (終了日なし)」を選ぶと、まず 366 日先までが作られ、以降は毎晩の自動処理で先へ延びていきます (ずっと先まで一度に作る必要はありません)。
• ・繰り返しの ToDo を編集・削除すると、「この日の予定だけ」「この日以降のすべて」のどちらにするかを選べます (Google カレンダーと同じ考え方です)。曜日や期間そのものを変えるときは「この日以降」を選んでください。
• ・一覧では繰り返しの ToDo に繰り返しを表す小さなしるしが付きます (この日だけ変更したものは別のしるしになります)。

広げた一覧では、次の操作ができます (パソコン・タブレットの幅では列見出しが並びます)。

• ・列: 状態 / 時刻 / 利用者 / タイトル / 内容 / 担当 / 繰り返し。「時刻」「利用者」の見出しを押すと並び替えができ、もう一度押すと昇順・降順が入れ替わります。「並び替え」メニューからは日時 / 利用者名 / 登録日時を選べます。
• ・状態: 「すべて / 未完了 / 完了」の 3 択で切り替えます (初めは「すべて」)。
• ・期間: 「今日 / 今週 / 今月 / 期間指定」から選びます。期間を選ぶと日付の「< >」がその期間ごとに動き、行に日付が表示されます。期間は両端を含めて 92 日まで、一度に表示できるのは 1,000 行までです (超えると「期間や条件を絞ってください」と出ます)。「今日」を選ぶと 1 日表示に戻ります。
• ・タイトル: よく使うタイトルを複数選んで絞り込めます (いずれかに一致・10 件まで)。候補は過去 365 日でよく使われた 50 件です。検索欄の言葉とは「かつ」で効きます。
• ・全部にチェック / 全部解除: 表示中の行 (最大 1,000 件) をまとめて完了 / 未完了にします。確認のうえ実行され、権限や状態で更新できなかった分は件数でお知らせします。閲覧のみ (viewer) の方には表示されません。
• ・印刷 / PDF 保存: 表示中の一覧をそのまま印刷したり、PDF に保存したりできます。チェック欄付きの表で出力されるので、そのまま現場のチェック表として使えます (絞り込みの条件・並び順・件数・出力日時も一緒に印字されます)。
• ・条件をクリア: 状態・期間・タイトルの絞り込みをまとめて解除します。絞り込みの内容は画面のアドレス (URL) に入るので、再読み込みしても・ブラウザの「戻る」でも同じ一覧が再現されます。

• ・スマートフォンなど画面が狭い端末では、これらのボタンがアイコンだけの 2 行になり (長押し・タップで名前が出ます)、絞り込みは横スクロールで並びます。列見出しは出ず、1 件を 2 行にまとめたコンパクトな表示になります。
• ・1 日表示では、その日の分と期限超過の分をそれぞれ 200 件まで表示します。期限超過がたまってきたら「すべてアーカイブ」で整理できます (完了扱いにはならず、あとから元に戻せます)。

訪問や巡回のあとに複数の利用者ぶんをまとめて話すと、AI が利用者ごとに振り分けて記録の下書きをつくります。確認して保存すると、その方の ToDo が完了になります。

1. 「タスク」画面で ToDo の「一覧を広げる」を押し、ボタンの並びにあるマイクのボタン「音声で一括記録」を押します (画面が狭い端末ではマイクのアイコンだけになります)。
2. 「1. 対象の利用者」に、いま表示している未完了の ToDo が並びます。対象にできないものは理由 (利用者が設定されていない / AI 同意がない / すでに完了) が出ます。記録しない方はチェックを外します。
3. 「録音開始」を押して話します。「山田さんは湯温 40 度で 15 分、皮膚の異常なし。佐藤さんは…」のように利用者のお名前を言ってからその方のことを話すと、正しく振り分けられます。
4. 話している間はマイクの状態が「接続中…」「待機中 — 話しかけてください」「聞き取り中」(声の大きさのメーター付き)「認識中…」と切り替わります。「マイクの音を拾えていません」と出たときは、マイクの許可や入力デバイスをご確認ください。
5. 話し終えたら「停止」を押します。文字になった内容は「発話内容 (編集できます)」の欄でそのまま直せます (キーボードでの入力・貼り付けもできます)。
6. 「AI で振り分け」を押すと、利用者ごとの下書きが並びます。どなたのことか分からなかった部分は「振り分けできなかった発話」に元の文章のまま残るので、コピーして手で振り分けられます。
7. 下書きを確認・修正したら、下の「記録マスタを選んで全員分を保存」を押して様式 (記録マスタ) を選びます。様式を使わないときは「事例記録として保存 (様式なし)」を選ぶと、下書きをそのまま事例記録として保存します。
8. 保存できた方の ToDo は自動で完了になります。記録は作らずチェックだけ付けたいときは「チェックだけ反映」を押します (音声で「〜は完了」と話した方には、あらかじめ印が付きます)。

• ・様式の必須項目を発話から読み取れなかったときは、その方のカードに「抽出できなかった必須項目」が出ます。選択肢を選ぶ・文字を入れるだけでその場で補い、「項目を入力して保存」で保存できます (最初からやり直す必要はありません)。
• ・法人共有の「カスタム固有名詞」やご自身の「優先変換辞書」に登録した言葉は、聞き取りの表記が自動で直されます (施設名・お名前・専門用語など)。直しが確かでないときは元の文章のまま表示し、確認をうながします。
• ・長く話しても途中で切れません。長い発話は内部でいくつかに分けて処理し、一部の処理に失敗してもほかの方の下書きは残ります。1 回に話せる長さ・対象人数・処理時間の目安は仕様書 (PDF) の「制限値一覧」をご確認ください。
• ・対象にできるのは、利用者が設定されていて AI 同意のある方の未完了の ToDo だけです。音声そのものは保存しません (録音時間プールも使いません)。閲覧のみ (viewer) の方には表示されません。
• ・1 回の一括記録はその日ぶんのため、タスクリストで期間を選んで表示している間はボタンを押せません (「音声で一括記録は 1 日ずつの表示で使えます」と出ます)。「今日」に戻すと使えます。表示中の未完了の ToDo が上限を超えているときも押せないので、絞り込んでから実行してください。

「CSV インポート」を押すと、2 つの取り込み方を選ぶ画面が出ます。

• ・利用者を選択して取り込む (おすすめ) — 先に利用者を選ぶので、記録が別の方に紐づく心配がありません (CSV に利用者の列は要りません)。
• ・リスト形式のファイルで取り込む — 複数の利用者ぶんをまとめて取り込みます。利用者は CSV に書かれた氏名か「利用者ID」で照合します (下の ④)。

記録に何を書くか (項目) は様式ごとに違うため、先に様式を決めてからテンプレートをダウンロードします。こうすると「どんな列を作ればよいか」で迷いません。

1. ファイルを選ぶ画面の「記録の様式」で、記録区分 → 様式の順に選びます。様式を使わず本文だけで取り込むときは「様式なし (自由記述)」を選びます。
2. 選ぶとその様式の項目がその場に一覧表示されます (項目名・必須かどうか・自由記述 / 単一選択 / 複数選択の別・選べる値)。
3. 「この様式のテンプレ CSV をダウンロード」を押します。テンプレートにはその様式の項目が列として並び、記入例の行には実際に選べる値が入っています。
4. 1 行目の見出しはそのまま残し、2 行目から 1 件 1 行で記入して保存します。

• ・「記録区分」の列は、様式を選んだときも必要です。テンプレートには選んだ様式の記録区分が入っているので、そのままお使いください。
• ・ファイル (写真など) の項目は CSV では取り込めません。取り込んだあとに記録を開いて添付してください。必須のファイル項目がある様式は CSV では取り込めないので、様式なしか別の様式をお選びください (どちらも画面に表示されます)。
• ・日付を書く項目は「2026-05-11」のように文字で入力してください (Excel の日付書式のままだと数値になります)。

• ・単一選択の項目は、選べる値のうち 1 つだけ書きます。
• ・複数選択の項目は、値を / (スラッシュ) で区切って複数書けます (例: 自立/声かけ)。テンプレートの列見出しには【複数選択】が付くので、どちらの項目かはテンプレートを見れば分かります。
• ・区切りには 、 | ; も使えます。カンマ (,) は CSV の区切りと紛らわしいため使えません。
• ・選べる値は、様式を選んだときに画面に出る項目一覧 (「選択肢:」) と、テンプレートの記入例で確認できます。書かれていない値を入れると、その行はエラーとして取込確認画面に出ます。

• ・氏名でも取り込めます。姓名の間の空白は半角・全角・空白なしのどれでも同じ人として照合します (「田中 花子」「田中　花子」「田中花子」はすべて同じ方として扱います)。
• ・確実なのは「利用者ID」の列です。利用者一覧からエクスポートした CSV の 1 列目が「利用者ID」なので、その列をそのまま貼り付けてください。氏名が登録名と違っていても正しく紐づき、取込確認画面でお知らせします。
• ・同姓同名の方がいる行や、名簿に見つからない行は、次の取込確認画面で選んで解決できます (下の ⑥)。

同じ記録を二重に入れないための重複の判定方法 (3 択) は、ファイルを選んだあとに画面へ表示されます。ファイルを選ぶ前の画面には出ませんので、先に「CSV / Excel ファイルを選択」でファイルを選んでください。

• ・「同じ日時 (±5分) の同じ区分をスキップ」(初めはこれ) — 同じ利用者・同じ記録区分で、記録日時が近い記録は取り込みません。
• ・「同じ日・同じ様式をスキップ」— 日付だけ (時刻なし) のデータを移行するときに使います。同じ日に同じ様式の記録が複数ある場合は 2 件目以降がスキップされます。
• ・「重複をチェックしない」— 全部そのまま取り込みます。初めての一括移行に向いています。

どれを選んでも、スキップされる行は取込確認画面に「重複スキップ」として件数つきで先に表示されるので、取り込みを確定する前に確認できます。

取込確認 (プレビュー) 画面で「利用者が未一致」と出た行は、その場で解決できます。CSV を作り直す必要はありません。

1. その行の「利用者を選択」を押します。
2. 氏名・カナで検索して、対応する利用者を選びます。
3. 同じ氏名の行が他にもあるときは「同じ氏名の他 ○ 行にも適用」にはじめからチェックが入っているので、まとめて解決できます。
4. その行を取り込まないときは「この行は取り込まない」を選びます。

• ・記録日時の書き方が違う・本文が空などで取り込めない行は、理由とヒントが行ごとに表示されます。エラーになった行だけをまとめて CSV でダウンロードできるので、直してから取り込み直してください。

• ・1 回ぶんの取り込みはひとまとまりで記録されるので、完了画面の「この取込を取り消す」で、今回入った記録だけをまとめて取り消せます。取り消せる期間は仕様書 (PDF) の「制限値一覧」をご確認ください。
• ・取り消した記録は一覧から見えなくなります (監査の記録には残ります)。取り消したあとに、直した CSV を入れ直すこともできます。
• ・取り消せる期間を過ぎたときは、記録を 1 件ずつ開いて無効化してください。
• ・ご自身の担当ではない事業所の記録は取り消しの対象外です (対象外の件数もあわせて表示されます)。

• ・記録の CSV エクスポートは「記録ID / 利用者ID / 日時 / 区分 / 利用者 / 様式 / タイトル / 内容 / 作成者 / 同席者数」の並びで、日時は日本時間の「2026/09/09 11:00:30」の形式です。表計算ソフトで直して、そのまま記録の取り込みに使えます (利用者ID・日時・区分・利用者・タイトル・内容の列を読み取ります)。
• ・取り込むと新しい記録として登録されます。元の記録が書き換わるわけではないので、差し替えたいときは元の記録を無効化してください。
• ・「記録ID」「作成者」「同席者数」は取り込みには使いません。ファイルを選ぶと「次の列は取り込まれません」として画面に出ますが、列を消さずにそのままで構いません (「様式」は「取込には使いません」と表示されます。様式は上の ② で選びます)。

1. 利用者詳細の「⋮」メニュー (その他の操作) →「タグ付けしておく」を開きます。
2. 既にあるタグを選ぶか、入力欄に名前を入れて新しいタグを作成します。
3. 「保存」を押すと、選んだタグがその利用者に付きます。

• ・タグは組織で共有されます (事業所では分かれません)。他のスタッフの画面にも同じタグが表示されます。
• ・利用者一覧の絞り込みに「タグ」が加わります。複数選ぶと、いずれかのタグが付いた利用者が表示されます。
• ・タグ名は 30 文字まで、1 人につき 20 個まで、組織で 500 種までです。表記ゆれ (半角カナ・全角英数・空白) は同じタグとして扱います。
• ・タグ名の変更・削除はオーナーと全事業所を担当する管理者のみです。削除すると全員からそのタグが外れますが、記録や利用者そのものは消えません。

退所などでアーカイブした方が、また利用を再開されたときに使います。

1. 利用者一覧の絞り込み「アーカイブ」で「アーカイブ済のみ」を選び、対象の方を開きます。
2. 「⋮」メニュー →「利用中に戻す」を選びます。
3. 確認画面で「復元」を押すと、利用中の一覧に戻ります。

• ・事業所の割り当て・Google ドライブのフォルダはそのまま残っているため、そのまま録音・記録を再開できます。
• ・「完全に削除」済みの方は戻せません (メニューにも表示されません)。