Hope Care AI
使い始めるまでガイド

1. 全体像

Hope Care AI では、次の 4 つの役割の方が登場します。ご自身がどの役割かを最初にご確認ください。

利用開始までの 5 フェーズ

2. フェーズ 1: 契約とはじめてのログイン

1. 代理店経由でご契約いただきます。 ご契約手続きが済むと、システムに登録するための「事前許可」が発行されます。事前許可 = 招待されたメールアドレスだけがログインできる仕組みで、部外者の登録を防ぎます。
2. 事前許可のメールに記載されたリンクを開きます。
3. Google アカウントでログインします。 ログイン方法は Google アカウントのみです。会社で Google Workspace をお使いの場合は、その会社アカウントでログインしてください。
4. 組織を作成するウィザードに沿って進めます。 画面の案内に従い、次の順番で進みます。
   ① 利用規約への同意

   ② 組織情報の入力 (組織名など)

   ③ お支払いの登録 (Stripe。Stripe = クレジットカード決済のサービス。)

   ④ 完了 → 続けて Google ドライブの接続へ (フェーズ 2)

3. フェーズ 2: オーナーの初期設定

3-1. Google ドライブを接続する (4 ステップ)

記録・音声・書類の「人が見る正本」は、貴組織の Google ドライブに保存されます。正本 = おおもとの正式なデータのこと。 最初に接続の設定を行います。

1. Google ドライブに、この組織用のフォルダを作成します。
2. そのフォルダを、システム用のアドレスに「編集者」として共有します。
3. フォルダの URL を画面に貼り付け、「検証」ボタンで接続を確認します。
4. すでに登録済みの事業所・利用者のフォルダを一括で作成します。

3-2. フォルダの構成

接続後、ドライブの中は次のように自動で整理されます。

3-3. 事業所と利用者を登録する

• ・事業所を「事業所管理」から登録します。
• ・利用者を 1 人ずつ手入力するか、CSV ファイルでまとめて取り込みます (CSV インポート)。CSV = 表計算ソフトで扱える一覧ファイル。

4. フェーズ 3: スタッフを招待する

4-1. 招待メールの送り方 (オーナー・管理者)

• ・「ユーザー管理」から、招待する相手のメールアドレスと役割を指定して招待します。
• ・招待できるのはオーナーと管理者です。管理者が招待できる役割はメンバー・閲覧者のみで、管理者・オーナーを与えられるのはオーナーだけです。
• ・管理者を招待するときは、担当する事業所を指定できます (事業所担当の管理者)。

4-2. 招待された人がやること

1. 届いた招待メールのリンクを開きます。
2. Google アカウントでログインします。これで参加は完了です。
3. ドライブの共有は自動で行われます。準備が終わるまで「Drive 準備中」と表示され、数分ほどかかることがあります。

4-3. スタッフが抜けるとき (除名)

• ・除名すると、そのスタッフへのドライブ共有は自動的に解除され、本人へ通知メールが届きます。
• ・共有状態は夜間 (02:30 頃) に自動で点検・修復されます。オーナー・管理者は「Drive 共有を同期」ボタンから手動で再同期することもできます。

5. フェーズ 4: 利用者の AI 利用同意

AI に利用者の情報を渡すには、利用者ごとに同意が必要です。同意はいちばん大切な設定です。

5-1. 同意ウィザード (5 ステップ)

利用者の詳細画面から同意ウィザードを開き、次の 5 ステップで進めます。

利用範囲の 12 項目は最初からすべてチェック済みで始まります。外したい項目があるときだけ、チェックを外してください。

5-2. 同意 12 項目の意味 (4 グループ)

5-3. ご家族などが代理で同意する場合

ご本人に代わってご家族などが同意する場合は、同意者の氏名と続柄 (ご本人との関係) が必須です。控えの PDF には「氏名 (続柄)」の形で印字されます。

5-4. 同意がないと動かない機能

5-5. 控えと撤回

• ・同意の控えは PDF でダウンロードでき、メールで送ることもできます。
• ・同意はいつでも撤回できます。撤回すると、その利用者はすぐに AI の参照対象から外れます。ドライブ上の既存ファイルはそのまま保持されます。
• ・同意の状況は、利用者一覧・詳細のボタンの濃淡で見分けられます。組織全体は「組織管理 (統制ハブ)」の同意タブで確認できます。

6. フェーズ 5: 使いはじめる

最初の 1 週間で、次のことをしておくと使い心地がよくなります。

• 1.声紋を登録する — スタッフは「設定 > 自分の声紋」から、利用者は「利用者詳細」から登録します。話者ラベルの精度が上がります。
• 2.テンプレートを確認する — 申し送り要約・モニタリング報告などの標準テンプレが初期搭載されています。組織独自のテンプレも追加できます。
• 3.固有名詞・優先変換辞書を登録する — 法人共有の「カスタム固有名詞」と、職員個人の「優先変換辞書」で、名前や専門用語の表記を正しく整えます。
• 4.「今日」タブを見る — その日の状況をまとめて確認できる入口です。

7. 権限別にできること早見表

主な操作を役割ごとにまとめました。○ = できる / × = できない。

• ※ 管理者の招待はメンバー・閲覧者のみを与えられます。管理者・オーナーを与えられるのはオーナーだけです。
• ※ 「事業所担当」の管理者は、閲覧は組織全体、追加・変更などの操作は担当事業所の範囲に限られます。
• ※ 管理者・事業所担当の管理者は請求そのものは操作できませんが、オーナーへ「増席の依頼」を送れます (第 9 章)。

8. メニュー別かんたんガイド

日々の業務メニュー

• 今日その日の状況をまとめて見る入口です。
• チャット利用者を選んで質問すると、その人の記録を踏まえて AI が答えます。
• 音声記録話してメモすると AI が整形します (話してメモ → AI 整形)。
• 録音会議・面談を録音して文字起こしします。
• 録音履歴過去の録音を一覧で確認します。
• テンプレ申し送り要約などの整形テンプレートを管理します。
• 記録できあがった記録を区分別・多軸フィルタで管理します。
• 利用者利用者ごとの統合カルテ (概要 / 記録 / 録音 / チャット / 添付) を開きます。

組織メニュー (オーナー・管理者)

• 組織管理統制ハブ。概要・監査ログ・利用量・同意・エクスポートを確認します (監査ログ・エクスポートはオーナー限定)。
• ユーザー管理スタッフを招待・管理します。
• 事業所管理事業所を登録・編集します。
• 請求お支払い・席数の変更を行います (オーナーのみ)。
• 声紋管理組織の声紋を管理します (管理者向け)。

マスタ・個人・ヘルプ

• 記録マスタ管理記録の項目・様式を管理します。
• カスタム固有名詞法人共有の固有名詞変換を登録します。
• 関連事業所マスタ居宅支援・相談支援などの関連事業所を管理します。
• 設定言語の切替や自分の声紋登録などの個人設定です。
• 実績自分の実績を確認します。
• ヘルプはじめに / 録音の使い方 / AI チャットの使い方 / 記録の作成 / お問い合わせ。

9. 席を増やす・減らす

席数 = 同時に利用できるアカウントの数 (1〜10000)。 席数は録音時間のプールにも関わります。

9-1. オーナーの操作

「請求」画面から Stripe のカスタマーポータルを開き、席数 (数量) を変更します。カスタマーポータル = 支払い方法や契約内容を自分で管理する画面。 支払い方法・請求書もこのポータルで確認できます。

9-2. 管理者の操作

管理者は請求そのものは操作できませんが、「増席の依頼」からオーナーへメールで依頼を送れます。

9-3. 録音時間プールとの関係

※ 1 回の会議録音の上限は標準 120 分 (1 回あたり)です。ご契約の組織設定により異なり、運営の調整で最大 3 時間まで設定できます。長い録音は 5 分ごとに自動で分割保存されます。

10. 困ったとき

• ・アプリ内ヘルプ を見る — 「はじめに」「録音の使い方」「AI チャットの使い方」「記録の作成」「お問い合わせ」があります。
• ・お問い合わせ — ヘルプの「お問い合わせ」から連絡できます。
• ・「最新版があります」通知が出たら — 画面を再読み込み (リロード) すると最新版になります。
• ・メンテナンスの告知バナー が出ているときは、記載の時間帯にご注意ください。